Как держать рамки проекта и сохранить рентабельность

Одна из наиболее частых проблем в проектах, из-за которой страдают заказчики, руководители проектов или подрядчики - это расползание рамок проекта, когда уже вот вот, но заказчик требует еще немного правочек.
Как минимум из-за этого уползают сроки, но важнее того мы впустую (возможно?) тратим драгоценные ресурсы - время команды и деньги компании.

Сам я недавно столкнулся с подобной проблемой. В одной в качестве заказчика сайта. В другой в качестве подрядчика по внедрению информационной системы управления проектами.

В первом случае затраты времени на проект стали превышать ожидания подрядчика, а также раздражать новые правки.

Во втором проект ушел по срокам с 5 прогнозных на 9 месяцев.

В первом случае основная причина - нечетко прописанные рамки в договоре (сделать сайт), отсутствие согласованных реперных точек в которых осуществляется приемка.

Во втором множество причин. Затрону лишь те, что связаны с рамками.

РП не вел жесткий трекинг того, что нужно по договору, согласовал требования в договоре, хотя позже посчитал их туманными, выполнял требования непредусмотренные договором, потому-что сделать дольше, чем согласовывать, сделать "недолго" (в итоге много накопилось и оказалось в разы сложнее чем оценивал), не зафиксировал процедуру принятия и фиксации решений, процедуры приемки.

В итоге, то, что было устно принято, далее вызвало вопросы и потребовало многократной переделки.

Наибольшая сложность ситуаций в том, чтобы управлять рамками, не разрушая отношений.

Итого мои краткие рекомендации:

- Фиксируйте конкретнее границы в договоре.

- Определяйте лимит на переделки того, что уже реализовано.

- Определяйте способ фиксации решений, фиксации результатов, последствия согласований.

- Фиксируйте трудозатраты, если доработки нельзя не сделать, под списания в будущих контрактах.

- Определяйте процедуры приемки или в договоре или в начале проекта.

- Трекайте исходные и новые требования, статус их выполнения, включенность в рамки текущего проекта.

- Как РП не говорите, что требование не в рамках, если не проверили договор и не оценили объем.

- Аккуратно меняйте одни требования на другие при сопоставимой трудоемкости.

Ну и, конечно, идите на встречу клиенту.
Не дайте необходимости сохранять отношения работать в убыток.
Не дайте копеечным правкам за рамками договора убить отношения с клиентом и успех проекта.

Где найти баланс? Это искусство, похоже.

Подробнее о продажах услуг эксперта.
Подробнее о воронках продаж экспертных услуг.